ZAP nieuwsbrief 6 d.d. 24-10-2001

Onderwerp: Overgang naar de euro

Beste ZAP-gebruiker,  

Hoewel de overgang naar de euro met ZAP op zich eenvoudig is, lijkt het mij goed om nu alvast wat toelichting te verstrekken. Een deel van de ZAP-gebruikers moet namelijk overstappen op de laatste versie van ZAP. Bovendien wil je misschien vooraf wat experimenteren. Als je daarbij op vragen stuit, dan hoor ik dat graag.  

Deze nieuwsbrief behandelt de volgende onderwerpen:
(1) Versieverschillen
(2) Algemene toelichting
(3) Overgang naar de euro indien boekjaar en kalenderjaar gelijklopen
(4) Overgang naar de euro bij een gebroken boekjaar - voorbereiding
(5) Overgang naar de euro bij een gebroken boekjaar - feitelijke overgang    

(1) Versieverschillen

De ZAP-versies t/m 4.02 bevatten geen voorzieningen voor de euro. Als je niet met gebroken boekjaren werkt, kun je ze wel blijven gebruiken, maar je zult dan de beginbalans 2002 handmatig moeten omrekenen en invoeren. Bovendien bevatten deze versies geen enkele valuta-aanduiding.  

Versie 5 bevat wel eurovoorzieningen maar biedt teveel mogelijkheden voor bedieningsfouten en is bovendien niet bruikbaar voor gebroken boekjaren. Daarom adviseer ik nadrukkelijk om over te stappen op de nieuwste versie. De rest van deze nieuwsbrief bevat uitsluitend aanwijzingen voor versie 6 en hoger.  

De versies 6 en 6.1 (dat is de meest recente) bevatten de volgende eurovoorzieningen: valuta-aanduidingen, betere beveiligingen tegen bedieningsfouten en de mogelijkheid om de gehele lopende boekhouding te laten omrekenen. ZAP rekent hierbij alle individuele mutaties om en bouwt hieruit de tellingen per rekening opnieuw op. Bovendien zijn in deze versie de definitieve koersen van de gulden en de Belgische franc verwerkt.    

(2) Algemene toelichting  

Gemakshalve gebruik ik in deze nieuwsbrief steeds de gulden om de oude valutasoort aan te duiden. Je kunt echter vanuit alle valutasoorten overgaan op de euro. ZAP kent alleen de koersen van de gulden en de Belgische franc; als je met een andere valutasoort werkt, dan moet je zelf bij het installeren van ZAP de koers invoeren. Verder gebruik ik steeds het woord boekhouding, maar daar moet je bij bedenken dat voor ZAP ieder boekjaar een afzonderlijke boekhouding is.  

Een boekhouding kan op een bepaald moment slechts met één valutasoort tegelijk werken; je kunt niet kiezen tijdens het muteren. Als je een boekhouding hebt laten omrekenen in euro's, dan is dat ook de eenheid die je in het vervolg bij het muteren moet gebruiken. Je kunt de boekhouding ook niet meer laten terugrekenen naar de gulden. Dit betekent dus dat je een testboekhouding moet gebruiken of een goede backup moet maken, als je voorafgaand aan de echte overgang naar de euro wil experimenteren.  

Vanaf het moment dat je met euro's gaat werken, bestaat het risico dat je je vergist in de valutasoort van de onderhanden boekhouding als gevolg van het wisselen tussen boekhoudingen en boekjaren. Daarom toont ZAP vanaf de eerste keer dat je met euro's gaat werken, een waarschuwing waaruit de huidige valutasoort blijkt. Deze waarschuwing verschijnt o.a. als je vanuit het hoofdmenu naar het menu "opties huidige boekhouding" gaat. 
Als deze waarschuwing gaat irriteren, kun je hem uitzetten via het menu "vaste gegevens ZAP",  gevolgd door "overige vaste gegevens ZAP". ZAP zet de waarschuwing telkens weer aan als je van valutasoort wisselt, o.a. door het openen van een boekhouding in een andere valutasoort dan de voorgaande.  

Verdere toelichtingen op de eurovoorzieningen in ZAP vindt je in het handboek waarbij vooral hoofdstuk 20 van belang is. Daarnaast staan er toelichtingen in paragraaf 6.8 "Overige vaste gegevens ZAP" en paragraaf 12.1 "Boekhouding omrekenen in euro's".    

(3) Overgang naar de euro indien boekjaar en kalenderjaar gelijklopen  

Je kunt hierbij het beste de volgende werkwijze hanteren:

1. Verricht de normale jaarovergang t/m het invoeren van de beginbalans per 1-1-2002 in guldens (al dan niet handmatig).
2. Voeg in het jaar 2002 een grootboekrekening toe genaamd "Afrondingen euro", soort "v" of "w".
3. Maak voor de zekerheid even een backup van de boekhouding 2002.
4. Laat ZAP de boekhouding van 2002 omrekenen in euro's (via het menu "overige opties huidige boekhouding") en geef daarbij het nummer van de grootboekrekening uit stap 2 op voor de afrondingsverschillen.

Als je de beginbalans van 2002 handmatig in euro's wil invoeren, moet je de volgende volgorde aanhouden:

1. Laat vanuit het boekjaar 2001 een leeg rekeningschema voor 2002 aanmaken.
2. Laat het boekjaar 2002 "omrekenen" in euro's (via het menu "overige opties huidige boekhouding"). Hierbij wordt niets omgerekend, maar worden wel de vaste gegevens van het boekjaar juist ingesteld.
3. Voer de beginbalans 2002 in in euro's.

Als je - zoals bijvoorbeeld bij de overheid - het boekjaar 2001 in guldens hebt geadministreerd, maar er in euro's over moet rapporteren, dan zul je de eindstanden van de administratie handmatig moeten omrekenen. Je kunt het ook via ZAP regelen door de boekhouding tijdelijk om te rekenen, d.w.z. dat je na afloop de backup van de guldensboekhouding weer terugleest. Echter: doordat ZAP alle afzonderlijke mutaties omrekent, ontstaan er afrondingsverschillen t.o.v. de beginstanden van 2002, die via het omrekenen van de saldi zijn bepaald.

(4) Overgang naar de euro bij een gebroken boekjaar - voorbereiding  

Je kunt ZAP het onderhanden boekjaar laten omrekenen in euro's. Dit levert wel een principieel probleem op: alle aanwezige mutaties worden omgerekend in euro's waardoor de boekingen afwijken van de facturen, dagafschriften e.d. die tot 31-12-2001 meestal in guldens luiden. Op de website van de belastingdienst staat de volgende tekst:

"Zoals u weet moeten administratieplichtigen (zoals ondernemers) boeken, bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaar in de oorspronkelijke vorm bewaren. U mag echter wel uw oorspronkelijke gegevens volgens de officiële rekenregels en koers naar euro’s omrekenen. U moet er dan wel voor zorgen dat u de oorspronkelijke gegevens in guldens binnen een redelijke termijn (die de inspecteur vaststelt) aan de Belastingdienst kunt verstrekken."

Als je administratieplichtig bent, zul je de boekhouding per 31-12-2001 -  dus vlak voor het moment waarop de omrekening in euro's plaatsvindt - afzonderlijk moeten bewaren. In andere gevallen is het raadzaam om dit te bespreken met bijvoorbeeld het bestuur en/of de kascommissie.  

Je kunt de guldensadministratie bewaren door vlak voor de omrekening een laatste backup te maken. Beveilig de diskette daarna m.b.v. het schuifje en vermeld op het etiket "laatste backup in guldens". Als je later deze backup wil inzien, dan moet je eerst een backup maken van de euroboekhouding en pas daarna de backup van de guldensboekhouding terughalen aangezien die over de euroboekhouding heen wordt geschreven. Na afloop moet je dan weer de backup van de euroboekhouding terughalen zodat je verder kunt gaan met boeken.  

Aangezien bovenstaande werkwijze risico's met zich meebrengt, adviseer ik om in plaats ervan de laatste stand van de guldensboekhouding als een afzonderlijke boekhouding op de harde schijf te plaatsen. Als voorbeeld wordt hieronder het boekjaar 2001/2002 van de firma Jansen gebruikt, opgeslagen in de map C:\Data\Zap\Jansen.02 (het boekjaar 2001/2002 heeft .02 als extensie). Het maakt voor ZAP niet uit of je hoofdletters of kleine letters gebruikt in de namen van mappen. ZAP gebruikt trouwens nog het woord "directory" i.p.v."map".

1. Zoek via de Windows Verkenner de map op van de om te rekenen boekhouding en maak op hetzelfde niveau in de boomstructuur een nieuwe map om de guldensboekhouding in te bewaren. Geef als naam van die map op: de eerste 4 posities van de oude naam plus "-NLG.02". In ons voorbeeld maak je dus de map C:\Data\Zap\Jans-NLG.02
2. Kopieer de bestanden van de boekhouding naar de nieuwe map; let op dat je kopieert en niet verplaatst, want de bestanden moeten ook in de oorspronkelijke map blijven staan.
3. Start ZAP en kies vanuit het hoofdmenu "vaste gegevens ZAP" gevolgd door "een boekhouding aankoppelen"; geef vervolgens de naam van de nieuwe map op, dus in het voorbeeld Jans-NLG.02. Bij de vraag m.b.t. het pad ernaartoe moet je in ons voorbeeld opgeven: \Data\Zap, dus zonder schijfletter. Als de boekhoudingen rechtstreeks onder de "root" hangen, druk je hier op de enter-toets zonder iets in te voeren.
4. Kies vanuit het hoofdmenu "opties huidige boekhouding", "vaste gegevens boekhouding" en "overige vaste gegevens"; wijzig daar de bedrijfsnaam door toevoeging van de tekst "GULDENS-GEDEELTE" of iets dergelijks.
5. Maak een afzonderlijke backup van deze boekhouding en beveilig de diskette d.m.v. het schuifje. Doe er een duidelijk etiket op waaruit blijkt dat het de laatste guldensbackup is.

N.B. Je mag deze kopie-boekhouding uitsluitend gebruiken om de cijfers te bekijken. Je mag er dus niet meer in muteren omdat dan het verband met de in euro's omgerekende boekhouding verstoord wordt.    

(5) Overgang naar de euro bij een gebroken boekjaar - feitelijke overgang  

Nadat je - indien gewenst - de guldensboekhouding op bovenstaande wijze hebt veiliggesteld, kan je de originele boekhouding op de volgende wijze laten omrekenen:

1. Open de originele om te rekenen boekhouding (en dus niet de eventueel hiervoor gemaakte kopie).
2. Als je bepaalde rekeningen altijd aflettert, werk dat dan eerst bij. ZAP kan dan bij het omrekenen de afrondingsverschillen per afletternummer bepalen en afboeken.
3. Voeg een grootboekrekening toe genaamd "Afrondingen euro", soort "v" of "w".
4. Maak een laatste backup van de boekhouding (in ieder geval van belang voor mogelijke calamiteiten tijdens het omrekenen)
5. Laat ZAP de boekhouding van 2002 omrekenen in euro's (via het menu "overige opties huidige boekhouding") en geef daarbij het nummer van de grootboekrekening uit stap 3 op voor de afrondingsverschillen.
6. Doordat ZAP alle mutaties afzonderlijk omrekent, kunnen er kleine afrondingsverschillen ontstaan t.o.v. de omgerekende saldi per 1-1-2002 volgens de bankafschriften e.d. Controleer deze saldi en boek de eventuele afrondingsverschillen af via de rekening "Afrondingen euro".

Met vriendelijke groeten,
Mans Lameer